بسیاری از ما به خاطر شرایط موجود دچار استرس شغلی شده‌ایم. در خانه مشغول به کار هستیم و از طریق چندین پلتفرم برای همکاری با تیم خودمان ارتباط برقرار می‌کنیم تا وظیفه‌ی خودمان را در این وضعیت انجام دهیم.
زمانی که شرایط ایده‌آل نباشد ممکن است ما دچار استرس کاری شویم.
ایمیل، اِسلک، نرم افزار مدیریت پروژه و پلتفرم‌های اجتماعی، همگی ما را به یکدیگر در حالی که در خانه می‌مانیم متصل نگه می‌دارند.
با وجود همه‌ی این ابزارهای ارتباطات، چگونه می‌توانیم اطمینان داشته باشیم که به طور موثر و معناداری با هم‌تیمی‌های خود در حال مشارکت هستیم؟
چگونه می‌توانیم به درستی هم پیام‌ها را منتقل و هم تفسیر کنیم؟
بدون اینکه قصد داشته باشیم، برقراری نادرستی از ارتباط داشته باشیم، اغلب موارد اتفاق می‌افتد و به طرز عجیبی، بسیاری از افراد خودشان را به عنوان یک برقرار‌کننده ارتباط قوی توصیف می‌کنند.
در بسیاری از عملکردهای تیم شما، عدم برقراری ارتباط مناسب و کافی می‌تواند منجر به خرابی در محصول، تولید، هم‌افزایی تیم و نارضایتی در مشتری شود.
به عبارت دیگر، این می‌تواند برای یک شرکت از نظر مالی و ابتکار عمل هزینه داشته باشد، هنگامی که هیچ یک از اعضای تیم نمی‌توانند به طور مؤثر ارتباط برقرار کنند.
در هنگام بحران، این موضوع از نظر حرفه‌ای و شخصی نیز از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود.
هنگامی که میخواهید سبک ارتباطی خود را در نظر بگیرید، در اینجا چند مساله وجود دارد که باید به خاطر بسپارید:
نزدیکی رابطه (از فاصله یک‌ونیم متر یا بیشتر)
– شخصی که با او ارتباط برقرار می‌کنید، چقدر خوب می‌شناسید و درک می‌کنید؟
– آیا نقشی را که در رابطه بازی می‌کنید می‌دانید؟
– تاریخچه (سابقه) این رابطه چیست؟
– وقتی شک دارید، ارتباط بیشتری برقرار کنید و به دنبال بازخورد برای تأیید فهم خود باشید.
محیط برقراری ارتباطات
– آیا این مکالمه از راه دور از طریق یک پلتفرم اتفاق می‌افتد؟
به عنوان مثال: پلتفرم‌های مدیریتی بسیار مفید هستند، اما بدون یک مکالمه واقعی فرضیات بسیاری می‌تواند ایجاد شود. ساختار وظیفه و فراهم کردن زمینه‌های اضافی برای آگاهی دادن به فرد دیگر مسیر طولانی را طی می‌کند.
– آیا این مکالمه به صورت حضوری اتفاق می‌افتد؟
اگر به صورت چهره به چهره یا از طریق تماس ویدیویی انجام می‌شود، شما باید اهمیت ارتباط غیر کلامی را قدر بدانید.
اگر یک چیزی می‌گویید، اما چهره و بدن شما متناوبا در حال برقراری ارتباط هستند، شما در خطر ایجاد سوء تفاهم خواهید بود.
90% از کل ارتباطات غیر کلامی هستند، بنابراین مراقب زبان بدن خود باشید.
– ماهیت این مکالمه چیست؟
حرفه‌ای؟ غیر رسمی؟ اجتماعی؟
بر این اساس آن را تنظیم کنید. حضور پیدا کردن و کمک به یک همکار در هر یک از این شرایط متفاوت به نظر می‌رسد. بنابراین نسبت به جایی که آنها در آن رخ می‌دهند، حساس باشید.
اکنون که به اصول اساسی و اولیه فکر کرده‌اید، در اینجا تعدادی نکته برای تقویت ارتباط‌تان در محیط کار وجود دارد:
۱. واضح و شفاف باشید
همه به طرز ویژه‌ای ترجیح می‌دهند که بیان شما مختصر باشد، اما این به این معنی نیست که به قیمت از دست دادن فهم و شفافیت، مختصر بگویید.
اگر بیان یک جمله یا فرآیند بیشتر طول می‌کشد، برای رسیدن به نتیجه‌ی مطلوب، پس طول بدهید!
ارتباطات خود را برنامه‌ریزی کنید. قصد و هدف داشته باشید. از ارسال ایمیل، وظایف نوشتاری یا پاسخ‌هایی که با عجله نوشته‌اید، خودداری کنید.
۲. ظاهر خوب داشته باشید
فناوری به ما قدرت می‌دهد تا در هر مکان و در هر زمان عمل کنیم.
با این حال، بهتر است هر زمانی که می‌توانید چهره به چهره ارتباط برقرار کنید.
روشن کردن دوربین برای جلسات به منظور فراگیرتر بودن، می‌تواند گامی بزرگ در جهت ارتباطات شخصی باشد.
ارتباط چهره به چهره می‌تواند به اعضای تیم کمک کند که احساس ارتباط بیشتری کنند و با وجود آهنگ صدا، کمتر احتمال دارد که تفسیر نادرستی، در شرایطی که همه یک متن یا ایمیل را نادرست تفسیر کرده‌اند، اتفاق بیافتد.
ویدیو همچنین به شما امکان می‌دهد ارتباطات کلامی و غیر کلامی را با هم ترکیب کنید.
در لحظه‌هایی با تنش روانی بالا، وجود تونالیته و ارتباط غیر کلامی در کمک به انتقال قصد مهم است.
واقف باشید که ارتباطات کلامی و غیر کلامی شما باید در یک ردیف باشند.
بگویید و همان را انجام دهید.
مثلا اگر موافقید، یک سر تکان دادن مناسب است.
خصوصا در حالی که بسیاری از شرکت‌ها از خانه کار می‌کنند، اکنون زمان بسیار خوبی برای استفاده از قابلیت‌های ویدئو کنفرانس برای تشویق ارتباطات، همکاری و اتصال تیمی است.
۳. گوش کنید
ارتباطات، خیابانی دو طرفه است!
از نقشی که بازی می‌کنید آگاه باشید.
تصدیق کنید زمانی که نوبت صحبت شما است، اما مهم‌تر از آن زمانی است که نوبت گوش دادن شما است.
افراد نه تنها نیاز دارند که شنیده شوند، بلکه نیاز دارند که احساس کنند درک، قدردانی و مورد احترام واقع می‌شوند.
توانایی شما برای به اشتراک گذاشتن این بستر، احتمال درگیری را کاهش می‌دهد و ممکن است بینش و درکی فراهم کند که بتواند به طرز چشم‌گیری رابطه، محصول یا فرآیند را بهبود ببخشد.
ملاحظات بیان شده در بالا را به خاطر بسپارید و در مورد اینکه چگونه می‌توانید در مقابل هر شخص و موقعیتی حضور یابید، گوش کنید. برای تبلیغات هم این مورد صادق است.
وقتی اوضاع تنش زا یا استرس زا است، دانستن چگونگی نشان دادن خود به افراد یک امر پر قدرت و مهم است.
۴. به دنبال صراحت و شفافیت باشید
اطمینان از درک و فهم شما به جمع آوری اطلاعات بیشتر و مدیریت موثرتر آنچه که انجام می‌دهید و در نهایت ساخت روابط قوی‌تری کمک می‌کند.
پرسیدن سؤالات عالی به شخص دیگر می‌گوید که نه تنها شما گوش کرده‌اید، بلکه آنچه را که آنها می‌گویند درک کرده‌اید.
۵. ارائه دهید
قانون طلایی ارائه کردن است.
اگر مشاجره‌ای وجود دارد، آن‌گونه که میخواهید با شما برخورد شود آن را حل کنید.
اگر کسی کاری را به خوبی انجام داد، به آن شخص بگویید که به خوبی انجام شده است.
افراد از نظر حرفه‌ای و شخصی نیاز به تمجید و ستایش دارند.
به افراد استراحت بدهید!
زمان‌هایی وجود دارد که باید سخت‌گیر باشید و زمان‌هایی هم استراحت بدهید.
تنگ‌‌نظر نباشید و به دیگران کمک کنید تا لیوان ذهنی خود را پر کنند.
ما امیدواریم که این نکات و توصیه‌ها به شما و تیم شما در برقراری ارتباطات موثر و مولد کمک کند.
لازم به ذکر است که ما در حال حاضر در یک وضعیت منحصر به فرد و استرس‌زا در شرایط کرونا قرار داریم و آرزوی ما این است که این‌ها به شما در کاهش و تسکین برخی از تنش‌ها در هنگام برقراری ارتباط با افرادتان، کمک کند.
منبع: kicksdigitalmarketing.com
