ایمیل تبلیغاتی و ارسال ایمیل‌های انبوه یکی از راه‌های جذب مشتریان بالقوه است. اولین ایمیل‌های ارسالی از سمت شرکت یا سازمان شما، اولین تماس مستقیم با مشتری خواهد بود و باید با دقت هر چه تمام‌تر نگارش شوند. برخی ایرادات هستند که اغلب شرکت‌ها در نگارش اولین ایمیل تبلیغاتی خود مرتکب می‌شوند و نه تنها تاثیر مثبتی بر کاربران نخواهند داشت، بلکه ممکن است باعث دور شدن آنها از محصول یا خدمت مورد نظر شوند. در ادامه این مطلب از وبلاگ ادنگاه به بررسی برخی اشتباهات رایج در نگارش ایمیل‌های تبلیغاتی می‌پردازیم.
غلط های املایی در کلمات رایج
کاربران امروزی کاربران باهوشی هستند. شما با نگارش متن ایمیل و داشتن غلط‌های املایی ساده در آن، نشان می‌دهید که تیم منسجم و قدرتمندی ندارید. افراد و تیم‌هایی که در نگارش خود دچار غلط‌های املایی می‌شوند، بی‌نظم هستند و اهمیتی به مخاطب خود نمی‌دهند. این اشتباهات ساده در نگارش گرامری و لغوی ایمیل، می‌تواند نظر کاربران را به کلی از سمت شما بازگرداند.
غلط املایی در نوشتن نام مخاطب
این غلط املایی یکی از اشتباهات نابخشودنی در نوشتن ایمیل است. مهم نیست که در چه شرایطی (با خستگی یا انرژی زیاد) ایمیل را ارسال می‌کنید، چون شرایط فیزیکی و روحی شما برای فرد دریافت کننده‌ی ایمیل مهم نیست. پس سعی کنید با دقت تمام در مورد مخاطب مورد نظر تحقیق کنید و اسم و مشخصات آنها را در زمان خطاب در ایمیل، به درستی و بدون غلط املایی تایپ کنید.
غلط املایی در نوشتن نام شرکت خود
این اشتباه شما ار کاملا شلخته و بی‌نظم نشان می‌دهد. تاثیر دیگری که این اشتباه دارد این است که مخاطب تصور می‌کند نگارنده‌ی ایمیل‌های شرکت فردی تازه‌وارد و نا آشنا به سازمان است و در نتیجه شرکت شما اهمیتی به ایمیل‌های تبلیغاتی‌اش نمی‌دهد.
تایپ اشتباه شماره تلفن
این اشتباه نیز می‌تواند بسیاری از مشتریان بالقوه را از شما فراری دهد. تصور کنید مشتری شما پس از دریافت ایمیل به محصول یا خدمت مورد نظر علاقمند شده و قصد برقراری تماس دارد و با شماره تلفنی اشتباه مواجه می‌شود. در این موقعیت درصد بسیار پایینی از مشتریان زحمت ارسال یک ایمیل را به خود می‌دهند تا شماره تلفن صحیح را از شما جویا شوند.
اشتباه در نگارش تاریخ
هماهنگی جلسات از طریق ایمیل به طور طبیعی دشوار است. حال تصور کنید که در این هماهنگی‌ها اشتباهات نگارشی و تاریخ‌های اشتباه نیز مشاهده شوند. تصور کنید قرار ملاقات به صورت “سه‌شنبه ۲۰ مرداد” در ایمیل نگارش شود در صورتی که تاریخ ۲۰ مرداد، چهارشنبه است. در این صورت مطمئنا مخاطب شما نمی‌داند در چه روزی قرار ملاقات خواهد داشت و پس از آن باید چند ایمیل دیگر برای هماهنگی صحیح تاریخ رد و بدل شود. بدین ترتیب شما در همان برخورد اول خود را بی‌نظم نشان داده‌اید.
استفاده نکردن از پاراگراف
همیشه در نگارش ایمیل به خوانا بودن آن نیز توجه کنید. متن‌های طولانی و بدون تقسیم‌بندی، مخاطب را خسته کرده و از خواندن ادامه‌ی ایمیل باز می‌دارند.
نگارش بی‌نظم لیست‌ها
مواردی که به صورت لیست هستند را با لیست‌های شماره‌ای یا گلوله‌ای یادداشت کنید و ازنوشتن لیست‌ها بصورت خطی و جدا کردن با کاما بپرهیزید.
استفاده نکردن از فرمت فونت‌ها
تنظیم فرمت فونت‌ها مانند انتخاب فونت، رنگ و سایز آنها در یکی ایمیل، مانند زبان بدن در یک مکالمه‌ی رو در رو هستند. شما می‌توانید با تنظیم فرمت فونت در نوشته‌ها، منظور خود را در بخش‌های مختلف به خوبی برسانید. به این نکته نیز توجه داشته باشید که استفاده‌ی بیش از حد از افکت‌ها و فونت‌های مختلف، چشم خواننده را اذیت می‌کند.
اطلاعات بیش از حد
در یک ایمیل تبلیغاتی یا اطلاع رسانی، باید حداقل اطلاعات با مهارت زیاد به دست خواننده برسد. باید از طولانی شدن متن و گنجاندن مطالب و اطلاعات بیهوده در آن خودداری کنید.
سوال نپرسیدن یا پرسیدن بیش از حد
ایمیل شما باید حاوی درخواست و سوال هم باشد تا مخاطب را درگیر کند. شما با گنجاندن سوال کاربر را ترغیب به پاسخ دادن و یا مشارکت کردن می‌کنید. البته تعداد سوالات و درخواست‌ها هم باید هوشمندانه باشند. وقتی درخواست‌های زیادی از یک کاربر ناشناس دارید، او ترجیح می‌دهد وقت خود را صرف موارد دیگر کند تا این که به درخواست‌های مکرر شما پاسخ دهد.
مشخص نکردن سوال
برخی اوقات شما در انتها یا میانه‌ی ایمیل خود درخواست یا سوالی از کاربر دارید. سعی کنید این سوال را در خطی جداگانه و بصورت کاملا مشخص بنویسید تا از چشم خواننده دور نماند.
نگارش غلط لینک‌ها
در اکثر ایمیل‌های تبلیغاتی یا اطلاعرسانی، لینک‌هایی برای تماس، مراجعه به وبسایت و یا صفحه‌ی شبکه‌ی اجتماعی شرکت وجود دارند. در نگارش این لینک‌ها حداکثر دقت را داشته باشید تا مخاطب به آدرس اشتباه یا لینک شکسته متصل نشود. این کار مانند دادن آدرس اشتباه به افراد است.
